E-defter uygulaması; e-dönüşüm uygulamalarının iş hayatına girmesi ile önem kazanmıştır. Peki, birçok alanda kolaylık sağlayan e-defter nedir, nasıl kullanılır?
E-defter, elektronik ortamda birçok belgenin pratik bir şekilde muhafaza edilmesini sağlar. Uygulama yasal olarak tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye kayıtlarının elektronik ortama aktarılmasında etkilidir. Dijital sistemde e-defter imzalama aracı kullanılmaktadır. Uygulama sayesinde sanal ortamda bulunan belgeler düzenli ve hızlı bir denetimden geçer.
2023 E-defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-defter giriş ve başvurular için Gelirler İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapılması gerekir. Başvurular sadece elektronik ortamdan yapılmaktadır. E-defter uygulaması başvuru işlemlerinde gerçek ve tüzel kişilerin yapacağı adımlar farklılık gösterir. Detaylı bir şekilde açıklanacak olursa;
- Gerçek kişiler; defter uygulamasına girerek başvuru formunu ve taahhütnameyi doldurmalıdır. Başvuru formunu kendilerine ait nitelikli elektronik imza veya mali mühür ile onaylamalılardır. Aynı zamanda gerçek ve tüzel kişi fark etmeden uygulamayı kullanan kişiler, GİB’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmalıdır.
- Tüzel kişiler; sisteme başvuru yapmak için aynı adımları tekrarlamalıdır. Ancak farklı olarak başvuru formu ve taahhütnameyi doldurduktan bir işlem yapmalıdırlar. Onayın başarılı olması için başvuru yapan kurumun mali mührünü kullanmaları gerekir.
E-defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi Nedir?
GİB e-defter başvuru yapılması için site üzerinde bulunan formun ve taahhütnamenin doldurulması gerekir. Bu formların doldurulmaması durumunda e-defter uygulaması erişimi mümkün değildir. Formda yer alan bilgilerin doğru ve eksiksiz olmasına dikkat edilmelidir.
E-defter Başvurusu Geç Yapılırsa Ne Olur?
Gerçek ve tüzel kişiler tarafından gerçekleşecek başvurular zamanında yapılmalıdır. Zamanında e-defter uygulaması üzerinden yapılmayan başvurular nedeniyle ortaya çıkan cezayı sorumluluk, başvuran şirkete aittir. Ancak yeni güncellemeyle resmi nitelik taşıyan E-defterin zamanında GİB’e gönderilmemesi, herhangi bir ücrete ve cezaya tabi değildir. Özel usulsüzlük kavramı ise bu bilgiye tâbi değildir.
E-defter Başvuru Sorgulama İşlemi
Elektronik ortamda başvuruların sorgulanabilmesi için GİB e-defter sistem girişi yapılmalıdır. E-defter uygulaması giriş yapıldıktan sonra sorgulama ekranına ulaşılmaktadır. Sorgulama sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar bulunmaktadır. Bahsedilmesi gerekirse;
- Sorgulama ekranında yer alan soyadı alanına, ilgili kişinin bu bilgiyi doğru bir şekilde girmesi gerekir.
- Ekranda yer alan posta bölümüne ise irtibat kurulan kişinin elektronik posta adresi doğru ve eksiksiz girilmelidir.
- Başarılı bir şekilde gerçekleşen başvuruların bu şekilde sorgulanması mümkündür. Eğer başvuru başarısızsa, herhangi bir ibare görünmeyecektir.
- Sorgulamada herhangi bir başvurunun bulunmaması durumunda, tekrar başvuru ekranına dönülerek işlemlerin yenilenmesi gerekir.
- Yeni bir e-defter mükellef sorgulama işlemi yapılabilmesi için, önceki işlemlerin sorgulama ekranından silinmesi gerekir.
E-defter Uygulaması Ne Zaman Başladı? Zorunlu E-deftere Kimler Geçecek?
Ticari işletmeler için e-defter uygulaması oldukça önemlidir. Bu program, işletmelerin ticari hayatlarını düzenli bir şekilde devam ettirebilmeleri için kullanılmaktadır. Böylelikle işlerin hızlandırılması ve ortaya çıkacak hataların önüne geçilmesi sağlanır.
Zorunlu e-defter uygulaması kapsamına tabii bazı mükellefler bulunmaktadır. GİB tarafından açıklanan tebliğ kapsamında E-fatura mükelleflerinin bu uygulamayı kullanması zorunludur. Bununla birlikte E-fatura zorunluluğu olmayan işletmeler ise e-defter uygulaması kapsamında değildir. Cirosu 10 milyonu aşarak 2022 yılında e-arşiv faturaya geçen mükellefler için e-defter uygulaması başlangıç tarihi; 1 Ocak 2023 olarak belirtilmiştir.
E-Defter Saklama Nedir, Süresi Ne Kadardır?
İşletmelerin dijital ortamda sakladığı verilerin zarar görmesi ve kaybolması ihtimaline karşı E-defter saklama hizmetinden yararlanılmalıdır. Bu noktada GİB tarafından saklanan E-defter nüshalarına ek olarak yetki verilen kuruluşlarda nüshaların kopyasını saklayabilirler.
Gelir İdaresi Başkanlığı’na işletmeler tarafından elektronik ortamdan dosyaların gönderilmesi gerekir. Bu dosyaların belli bir süre zorunlu olarak saklanması istenmektedir. İşletmeler özel yöntemlerle ya da entegratör yardımıyla E-defter kayıtlarını 10 yıl saklamakla sorumludur.
E-defter Uygulaması Üzerinden Hangi İşlemler Gerçekleştirilir?
İşletmeler için uygulamaya sahip olmanın getirisi oldukça avantajlıdır. Pratik bir şekilde E- defter üzerinden birçok işlem gerçekleştirilir. E-defter; önemli dosyaların güvenli bir şekilde saklanmasını ve noter onayı gerektirmemesini sağlar. Aynı zamanda mürekkep masraflarının önüne geçilmesi açısından önemli bir sistemdir. Peki, genel anlamda e-defter uygulaması nedir,hangi işlemleri kapsar?
1 – E-defter Luca Uygulaması Başvuru
Luco uygulamasının E-defter üzerinden kullanılabilmesi için TÜRMOB e-dönüşüm kurulum asistanına giriş yapılmalıdır. Açılan ekrandan e- defter portal başvuru seçeneği seçilmelidir. Java ile ilgili uyarı çıkması durumunda ‘Later’ seçeneğine tıklanmalıdır.
Ekran üzerinde Java ile alâkalı bir çalışma uyarısı gelecektir. Bu durumda ‘Run’ butonuna basılmalıdır. Yapılan işlemler sonunda başvuru ekranına ulaşılacaktır. İşlemler sırasında hiçbir alana müdahale edilmeden ekranın otomatik olarak gelmesi beklenmelidir. Başvuru formunun eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekir.
Başvur seçeneğine tıklandığında, arka planda imzalama ekranı görünecektir. Bu kısımda e-imza veya mail mühür kullanan kişilerin seçim yapması gerekir. Ardından şifre ile giriş yapılmaktadır. Açılır ekranda bulunan kişisel bilgilerin kontrol edildikten sonra imzala seçeneğine tıklayın. Daha sonra başvuru ekranı kapatılacaktır.
Tekrardan başvuru ekranına dönüldüğünde işlem başarılı uyarısı alınması gerekir. Sonrasında e-defter başvuru sorgulama ekranından, yapılan müracaatın başarılı olup olmadığı öğrenilmektedir. Son olarak elde edilen belgenin indirilip saklanması önemlidir.
2 – E-defter Uygulaması Berat Yükleme Tercihi Nasıl Yapılır?
Berat yükleme tercihi gerçekleştirmek isteyen mükellefler, uygulama üzerinde bu işlemi yapabilirler. E-defter portalında yer alan bilgileri güncelleme seçeneğinde, berat yükleme tercihi kısmı bulunmaktadır. Bu kısımda mükellefler, aylık yükleme ya da geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihlerini yapabilirler.
E-defter Uygulaması Giriş Sorunu Nasıl Çözülür?
E-defter uygulaması açılmıyor sorunu Google Chrome kullanan kişiler tarafından görülmektedir. Bu durum tarayıcının güncelleme yapmasıyla ortaya çıkmaktadır. Uygulamaya giriş yapabilmek için alternatif tarayıcılar kullanılmaktadır. Mozilla Firefox ve diğer tarayıcılarda herhangi bir sorun yaşanmazsa, mevcut Java sürümüne devam edilmelidir. Ancak giriş sorunu alınmaya hâlen devam ediliyorsa, Java sürümü tamamen kaldırılmalıdır. Daha sonra e-defter uygulaması Java ayarları tekrardan yapılmalıdır.
E-Defter Nasıl İndirilir?
E-defter uygulaması üzerinden formata uygun şekilde defter hazırlanır. İmzalanan ve mühürlenen defterden bilgiler alınarak berat dosyası oluşturulmaktadır. Ardından berat dosyası da imzalanır ve mühürlenir. Daha sonra bu dosya paketlenmektedir.
Sonrasında ise e-defter uygulamasından yararlanmak için giriş yapılmakta, berat dosyası yüklenmektedir. Ayrıca web servis aracılığıyla da, bu dosyanın gönderebilmesi mümkündür. Son olarak gönderilen dosya, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mali mührüyle mühürlenir ve indirilmeye uygun biçime getirilmektedir.
E-Defter Görüntüleyici Programı İndir
E-defter görüntüleyici indirilebilmek için tarayıcılar kullanılmaktadır. Ticari işlerin hızlı ve hatasız bir şekilde yapılabilmesini sağlayan e-defter portalı için, uygun bir program seçilmelidir. Daha sonra tarayıcı üzerinden indirme adımlarının tamamlanması gerekir. Özellikle e-ticaret başta olmak üzere kurulan tüm firmalar tarafından bu sistem kullanılabilmektedir.
