3 Adımda Defter Beyan Sistemi Nasıl Kullanılır? 

Defter beyan sistemi, mükelleflerin pek çok işini online olarak yapacakları elektronik muhasebe çözümlerinden biridir. Bildirim, kayıt, beyanname, dilekçe gibi kağıt üstündeki çoğu işin, hem daha güvenilir hem de daha kolay yolla aktarılması ve saklanması yönündeki çalışmaları içermektedir. Peki bu sistem nasıl kullanılır? Başvuru işlemleri nasıl gerçekleşmektedir? 

Defter Beyan Sistemi Nedir?

Bu sistem, serbest meslek grupları başta olmak üzere basit yollarla ve işletme hesabına uygun defter tutan mükelleflerin defter beyan raporlarını elektronik ortama taşımasına izin veren online uygulamadır. E – defter portal, e arşiv portal ya da e – beyan olarak da geçen bu sistemde bildirimler, dilekçe ya da beyanname gibi işlemler yapılmaktadır. Ayrıca bazı iş grupları için zorunlu bir uygulamadır. Bunun yanında pek çok avantaja da sahiptir. Bunlar;

• Kayıt dışı faaliyetlerin önüne geçebilirsiniz.
• Kayıt edeceğiniz belgelerin basım maliyetlerini ortadan kaldırır.
• Elektronik belge istenmesi durumunda, internetin çektiği her yerde bağımsız şekilde görüntüleme imkanı verir.
• Belgeler fiziksel dosyalama istemez, internet üzerinden kaydedilir. Dolayısıyla hem güvenli hem de masrafsız bir yoldur.

Defter Beyan Sistemi Nasıl Kullanılır?

Defter beyan sistemi elektronik ortamdaki tüm belge ve defterlerin kayıt, raporlanması ve düzenlemesine bağlı olarak yürütülmektedir. Kullanmanız için öncelikle şifre alıp, başvuru yapıp, giriş yapmanız gerekir. Ardından menüler üzerinde bulunan işlemlere göre yapmak istediğiniz seçeneklere göz atabilirsiniz. Bunun için takip etmeniz gereken prosedür aşağıda yer almaktadır. 

1 – Defter Beyan Giriş

Öncelikle defter beyan sistemi giriş yapmak için giriş kaydı ve şifresi almanız gerekir. Bu sebeple mükellefler, noterden ya da vekil aracılığıyla sistem şifresi için başvuru yaparlar. Ardından onay gelirse e – beyanname giriş için verilecek şifre, kapalı bir zarf ve teslim tutanağı ile teslim edilir. Peki bu şifre ile giriş e – beyan  nasıl yapılır? 

Göz Atın

2024 KPSS Önlisans Ne Zaman? Başvurular Ne Zaman?

E-YDS Nedir?2024-25 E-YDS Sınavı Ne Zaman?

• Defter beyan sistemi kullanmak zorunda olan mükellef iseniz, öncelikle sistemi kullanmadan önceki ayın son günü içinde başvuru yapmalısınız.
• Sonrasında sistemin resmi web sitesine şifreniz ile giriş yapın.
• Ardından giriş bilgileri sonrası karşınıza çıkan menülerden istediğiniz giriş e beyanname defter ve belge kayıtlarını oluşturabilirsiniz. Örneğin defter beyan sistemi mükellef ekleme ya da defter beyan sistemi mükellef kaydı nasıl yapılır gibi işlemlere buradaki menülerden ulaşabilirsiniz. 

Bu süre içinde kayıt oluşturmadı iseniz, diğer ay yine aynı şekilde verilen süreyi beklemeniz gerekir. Çünkü sistem kayıt tarihini ve açılış tarihini otomatik kaydeder. Yani dolayısıyla önceki ay kayıt tamamlamadı iseniz, şifre almış olsanız dahi sisteme giremezsiniz.

2 – Defter Beyan Başvuru Nasıl Yapılır? 

Defter beyan başvuru için önceki ayın son günü içinde defter beyan sistemi başvuru yapmalısınız. Bunu ister bizzat kendiniz Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile isterseniz de internet üzerinden kolayca yapabilirsiniz. Peki internetten nasıl yapılır? 

• Öncelikle sayfanın internet adresine kullanıcı kodu ve şifreniz ile giriş yapın. (defterbeyan.gov.tr)
• Sonrasında ana sayfada “Başvuru Yapın” butonuna tıklayın.
• İnternet vergi dairesi kodunuzu ve şifrenizi girin.
• Kimin adına (kendi, başkası) başvuru yapacağınızı seçtikten sonra, başvuru dilekçesi ekranda görünecektir.
• Sizin için gerekli alanları doldurun. Özellikle bu kısımda sürekli olarak damga vergisi kullanması gereken mükelleflerin “Damga Vergisi” seçeneğini tıklamaları gerekir. 
• Ardından onaylayın.
• Böylece işleminiz tamamlanmıştır. Aynı zamanda dilekçeyi yazdırabilirsiniz ve çıktısını alabilirsiniz.

3 – Defter Beyan Sistemi için Alt Kullanıcı Şifresi Alma 

Alt kullanıcı şifresi ile Defter Beyan Sistemi nasıl kullanılır yavaş yavaş öğrenebilirsiniz. Bu sebeple takip edeceğiniz adımlara şöyle göz atın;  

• Öncelikle sistemin web sitesi adresine giriş yapın. (E – defter giriş) 
• Sol tarafta bulunan “Sistem Yönetimi” kısmını seçin.
• Ardından “Kullanıcı Listeleme” bölümüne basın. Böylece mükellefe ait olan kayıtlı kullanıcılar çıkacaktır.
• Diğer yandan “Şifre Değiştir” butonuna basın. 
• Yeni bir şifre almak için “Sistem Yönetimi” ve arkasından “Kullanıcı Ekle” butonuna bastıktan sonra, bilgileri girin ve işlemi tamamlayın.

Defter Beyan Sistemi ile Yapılacak İşlemler Hangileridir? 

Bu sistemde amaç geleneksel iş modelinden çıkıp, daha güvenli olan elektronik ortamda işlemleri gerçekleştirmektir. Peki sistem üzerinden hangi işlemleri yapabilirsiniz ve faydaları neler olur? 

Defter Beyan Sistemine Kayıt Nasıl Yapılır? 

Kayıt için öncelikle giriş bilgileri gerekir. İster internet üzerinden şifreniz ile isterseniz de T.C kimlik numaranız ile sisteme giriş yapın. Sonrasında menüler kısmından yapacağınız işlemlere göre hareket edin. Örneğin defter beyan sistemi demirbaş kaydı için uygun alana tıklayarak ilerleme sağlayın. Aşağıda bazı kayıt işlemleri nasıl yapılır örnekleri vardır. 

1 – Damga Vergisi Defterine Kayıt İşlemi 

Öncelikle sisteme giriş yapın. Ardından takip etmeniz gereken adımlar sayesinde kolaylıkla damga vergisi defterine kayıt yapabilirsiniz; 

• Sol menü üzerinde bulunan “Muhasebe Bilgileri” altındaki “Damga Vergisi Ekle” kısmına tıklayın.
• Açılan sayfada “Belge Bilgisi” üstünden düzenleme tarihini seçin.
• T.C kimlik ya da vergi kimlik numaranız ile işlem yapmanız halinde “Soyadı/ Unvan” ya da “Vergi Kimlik Dairesi” bilgileri otomatik olarak gelecektir. 
• Sonrasında “Damga Vergisi” alanı içinde bulunan sözleşme numarası, türü, içermiş olduğu para gibi alanları doldurup kaydedin.
• En son “Kaydet ve Devam Et” diyerek işlemleri tamamlayın. Böylece bilgileriniz damga vergisi defterine kaydolacaktır.

Defter Beyan Sistemi Güncelleme 

Defter beyan sistemi ile hem gerekli belgelerin kayıtlarını oluşturup hem de zamanı gelince güncelleme yapabilirsiniz. Aşağıda iki güncelleme işlemi detayları vardır. Sizler de sayfa üzerinden şifreniz ile giriş yaptıktan sonra menü kısmından güncelleme yapacağınız işlemlere göz atabilirsiniz. 

1 – Damga Vergisi Kayıtlarını Güncelleme Nasıl Yapılır? 

Yukarıda damga vergisine kayıt nasıl yapıldığını görüyorsunuz. Bu işlemin devamında yaptığınız herhangi bir kaydın üzerine tıklayın. Sonrasında “Defter Ayrıntısı” kutucuğa basıp “Belgeye Git” deyin. Diğer yandan sağ köşede bulunan “Sözleşmeyi Güncelle” kısmına dokunun ve işleminizi bitirin. 

2 – Mükelleflerin Sicil Kaydını Güncelleme Nasıl Yapılır? 

Mükelleflerin sicil kayıtları otomatik olarak yenileneceği gibi manuel olarak bu güncellemeyi beklemeden sizler de yapabilirsiniz. Bunun için takip etmeniz gereken adımlar nelerdir? 

• “Mükellef Bilgileri” altındaki “Sicil Bilgileri” kısmına girin. 
• Ardından “Güncelle” butonuna basın.
• Etkin olması için sistemden çıkıp yeniden sayfaya giriş yapın. 

3 – Defter Beyan Sistemi ile Düzeltme Nasıl Yapılır?

Bu sistem üzerinden yapacağınız tüm hataları şu adımları takip ederek ortadan kaldırabilirsiniz. Dolayısıyla öncelikle; 

• “Beyannameler” kısmından beyanname türünü seçip “Oluştur” seçeneğine tıklayın.
• Ekrandaki alanı doldurun. Sonrasında “Onayla” ve “Kaydet” kısmına basın.
• Ardından “Mali Müşavir İşlemleri” üzerinden “Beyanname İşlemleri” kısmını seçin. “Paket Gönderilecek” kısmına tıklayıp “Gönder” butonuna basın.
• Sonrasında “İşlemler” kısmından “Özel Onayla” butonunu seçip “Beyanname Onay” dedikten sonra gerekli bilgileri doldurun.
• Son olarak “Onayla” butonunu seçin. Böylece işleminizi tamamlamış olursunuz.

Defter Beyan Sisteminden Kimler Faydalanabilir?

Sistem oldukça faydalı olup, fatura, belge ve rapor gibi defter işlemlerinin elektronik ortamda muhafaza edilmesi şeklinde çalışmaktadır. Ayrıca bu sistemi kullanması gereken kişiler şunlardır; 

• Serbest meslek grupları 
• Basit usule göre yani geleneksel sistemde defter tutanlar
• İşletme hesabına uygun defter tutanlar 

Defter Beyan Sistemi Kimler için Zorunludur? 

Basit usule tabi kişiler, serbest meslek erbabı kimseler ve işletme hesabına göre tutanlar olmak üzere üç grup bu sistemi kullanmak zorundadır. Yani daha detaylı açıklanacak olursa; 

• Noterler ile noterlik görevini yapanlar haricindeki serbest meslek grupları, 2018 1 Ocak itibariyle zorunlu olarak bu sistemi kullanmaya başlamıştır. 
• Aynı zamanda serbest meslek grubundakiler gibi işletme hesabına göre defter tutanlar da 2018 1 Ocak tarihiyle bu sistemi kullanmak zorundadır. 
• 1 0cak 2019 yılından itibaren ise diğer mükellefler için zorunlu hale gelmiştir.

Defter Beyan Sistemi İçinde Hangi Defterler Tutulur?

Bu sistem aracılığıyla elektronik ortamda güvenli ve pratik şekilde bazı kayıtları yapabilirsiniz. Yani yapacağınız işlemler kapsamında şu defterleri tutabilirsiniz; 

• Ambar defterleri
• Envanter defterleri
• Damga vergisi defterleri
• Çiftçi işletme defterleri
• İşletme defterleri
• Serbest meslek kazancı defterleri
• Amortisman defterleri
• Bitim işleri defterleri
• Çiftçi işletme defterleri

Defter Beyan Sistemi Ne Zaman Başladı? 

Serbest meslek grubunda bulunan kişiler ve basit usule göre işlem yapanlar için Defter Beyan Sistemi 2018 1 Ocak yılında zorunlu hale gelmiştir. Ayrıca diğer meslek grupları için ise 1 Ocak 2019 yılında zorunlu olarak kullanılması belirlenmiştir. 

Sıkça Sorulan Sorular

Defter Beyan Sistemi sayesinde kayıt dışı işlemlerin önüne geçildiği gibi kaybolması muhtemel dosyaların da güvenli şekilde saklanması sağlanmıştır. Ayrıca bu noktada aşağıdaki sorular üzerinden bazı fikirler edinebilirsiniz.